Účet Pokladnica má v účtovnej osnove číslo 211. Nachádza sa teda v druhej účtovnej triede – čo znamená, že patrí medzi finančné účty. V tejto účtovnej triede sa nachádzajú aj účty Ceniny, Bankové účty, Krátkodobé bankové úvery, Peniaze na ceste a ďalšie účty spojené predovšetkým s financiami. Zároveň ide o aktívny účet súvahový, čiže v účtovnom výkaze Súvaha sa jej začiatočný i konečný zostatok účtuje na strane Má dať. Čo sa v účte Pokladnica účtuje a aké doklady tento účet používa? Dozviete sa nižšie v tomto článku.
Čo sa účtuje na účte Pokladnica
Na účte Pokladnica sa účtuje pohyb a stav hotovostných peňazí – čiže mince a bankovky, šekov prijatých namiesto peňazí v hotovosti, poukážok na zúčtovanie, výplaty vo výplatných vreckách a depozitá, ktoré sa v deň výplaty nevydali príjemcovi. Stav týchto peňažných prostriedkov v pokladnici sa však nenahrádza potvrdenkami alebo úpismi. Šeky a hotovostné peniaze, ktoré sa zveria na vopred stanovené použitie zamestnancom sa účtujú na účte 335 – Pohľadávky voči zamestnancom.
Keďže ide o aktívny účet, v prípade, ak ide o prírastok hotovostných peňazí , šekov a pod. účtuje sa na strane Má dať. Ak ide o úbytok, účtuje sa na strane Dal. V prípade, že pri inventarizácii pokladničnej hotovosti a cenín prišlo k rozdielu medzi skutočným a účtovným stavom, ide o schodok, prípadne o prebytok. Preto je účtovná jednotka povinná podpísať s pokladníkom dohodu o hmotnej zodpovednosti. Všeobecne sa odporúča mať pre riziko odcudzenia vo vlastníctve pokladňu alebo trezor.
Pokladnica a jej doklady
Doklady, podľa ktorých sa účtuje na účte Pokladnica sú predovšetkým Výdavkový pokladničný doklad a Príjmový pokladničný doklad. Tieto doklady musia byť označené obchodným názvom účtovnej jednotky (čiže fyzickej alebo právnickej osoby, ktorá vedie účtovníctvo) a musí obsahovať identifikáciu osoby (meno a priezvisko, pečiatka), ktorá peňažné prostriedky, prísne zúčtovateľné tlačivá alebo ceniny prijala, prípadne ich vydala. Ďalej musí pokladničný doklad obsahovať stručný popis účtovnej operácie (napr. „Nákup tovaru v hotovosti“ alebo „Príjem šekov namiesto hotových peňazí pri predaji výrobkov“), dátum vystavenia dokladu, podpis príjemcu pokladničného dokladu a podpis pokladníka.