Eventová agentúra. Čo to vlastne je, ako a prečo si ju zvoliť pre konkrétnu akciu a spoluprácu? Organizovanie podujatí si vyžaduje primerané zručnosti, špeciálne znalosti, skúsenosti a čas. Bez ohľadu na to, či chcete zorganizovať obchodné, kultúrne, športové alebo integračné stretnutie, čaká na vás veľa výziev. Okrem iného musíte vypracovať scenár udalosti, pripraviť rôzne miniaplikácie pre udalosť alebo aj rozposlať pozvánky pre hostí.
Eventová agentúra je špecializovaná a profesionálna spoločnosť, ktorej poslaním je komplexná organizácia rôznych podujatí. Existujú štyri hlavné typy podujatí. Obchodné/firemné, výstavy/veľtrhy, marketingové podujatia a konferencie/konvencie. Tento široký záber samozrejme zahŕňa aj rôzne online podujatia. Niektoré agentúry spolu s organizáciou online či hybridných podujatí ponúkajú i online marketingové služby.
Portfólio eventovej agentúry
Portfólio eventovej agentúry zohráva v rámci spolupráce s ňou veľmi dôležitú úlohu. Vďaka nemu môžete spoznať doterajšie realizácie konkrétnej agentúry. Vy sa tak na základe toho rozhodnete, či je daná agentúra pre vaše predstavy tá pravá. Prezrite si portfólio bližšie a zvážte, či by ste chceli, aby vaše podujatie vyzeralo takto alebo podobne. Je to veľmi nápomocné pri nadväzovaní potenciálnej spolupráce s akoukoľvek agentúrou. Portfólio totiž nie je nič iné ako vizitka danej eventovej agentúry a ukážka toho, ako môže vyzerať váš event.
Organizovanie eventov si vyžaduje multitasking
Organizovanie eventov si jednoznačne vyžaduje multitasking. Preto veľa podnikateľov a organizátorov jednoducho využíva pomoc iných skúsených špecialistov. Profesionálov venujúcim sa široko koncipovaným eventom. Úspešne zvládnutá akákoľvek akcia potrebuje úspešného a odborne znalého event manažéra.
V prvom rade vám eventová agentúra vytvorí plán celého projektu s prihliadnutím na množstvo očakávaní a požiadaviek zákazníkov. To okrem iného znamená, že úlohou klienta je vytvoriť pre eventovú agentúru stručnú predstavu, na základe ktorej agentúra vykoná všetky úkony. Eventové agentúry majú za úlohu realizovať vízie svojich klientov. Medzi ich povinnosti patria okrem iného aj rokovania s dodávateľmi, audiovizuálna produkcia, organizácia dopravy a prípadného ubytovania pre hostí. Na otázku, čo vlastne robí eventová agentúra, môže byť len jedna odpoveď. Je to komplexná organizácia eventov.